10. EMAIL

A. Cara Membuat Email Gmail (Google)

1.  Awali dengan mengunjungi tautan ini : https://mail.google.com/ – Pastikan sebelumnya belum pernah membuka email apapun dengan layanan gmail ini agar anda bisa langsung melihat tulisan “Buat Akun” di bagian bawahnya, sesuai dengan gambar:

2.  Berikutnya kamu akan melihat halaman yang berbentuk form atau kolom-kolom untuk di isi sebagai syarat pendaftaran sebagaimana terlihat di bawah:

Keterangan:

1. Nama: Pada bagian ini kamu diminta mengisi nama asli yang terdiri dari 2 kata, yaitu nama depan dan nama belakang yang biasanya dari nama orang tua, kalau bisa usahakan sama dengan KTP agar nanti bisa dipakai untuk keperluan penting.
2. Pilih nama pengguna anda: silahkan isi dengan menulis alamat email yang kamu inginkan (tanpa gmail.com karena sudah otomatis tertulis). Usahakan pilih yang belum digunakan orang lain sama sekali karena jika telah dipakai alamatnya akan ada pesan berwarna merah bahwa kamu harus mencari alternatif lain. Jika ingin cepat tambahkan angka di belakangnya. Tapi sebaiknya juga yang mudah diingat agar setiap kali ingin login mudah mengetikkannya.
3. Buat sandi: Ketik password yang akan digunakan login ke akunmu nanti, pastikan dibuat rumit dengan menggabung antara angka, huruf kecil dan besar. Setelah itu catat agar tidak lupa.
4. Konfirmasi sandi anda: Ketik ulang password yang dibuat di atas, ini gunanya hanya untuk memastikan bahwa sandi yang di buat betul dan tidak ada kesalahan input.
5. Tanggal lahir: Isi berurut mulai dari tahun, bulan dan tanggal. Untuk tahun ketik manual, tapi bulannya tinggal pilih dengan mengklik tanda panah kecil di sampingnya.
6. Gender: Silahkan tentukan apa jenis kelaminmu, pria atau wanita, atau jika dibuat dalam bahasa inggris tertulis Male untuk laki-laki dan Female untuk perempuan.
7. Ponsel: nomor hp kamu yang masih aktif. Ini nantinya digunakan untuk melakukan verifikasi 2 langkah atau hanya sekedar memastikan bahwa yang membuat email adalah manusia dan bukan robot.
8. Alamat email anda saat ini: Kalau kamu punya email selain Gmail dari google, seperti Yahoo, Hotmail dan lainnya maka silahkan masukkan untuk jaga-jaga kalau nantinya kamu lupa dengan akunmu, tapi ini bisa juga tidak diisi kalau memang sama sekali belum punya akun.
9. Buktikan bahwa anda bukan robot: Kalau kamu centang bagian bawahnya yang bertuliskan “Lewati verifikasi ini…” berarti memilih langkah verifikasi dengan handphone yang mana nanti kodenya akan dikirim via sms ke hpmu, sedang jika tidak dicentang maka harus mengisi kode captah (gabungan angka dan huruf) yang ada di bawahnya sesuai yang terlihat. Jika sulit membaca klik icon ‘refresh’ yang ada di samping kolom ‘Ketik teks’ atau bisa juga dengan mendengar suara dengan mengklik icon microfon. Usahakan sesuaikan persis dengan yang tertulis di atasnya, terutama huruf besa dan kecilnya harus sama.
10. Lokasi: Pilih sesuai negara, dalam hal ini Indonesia.
11. Centang tulisan “Saya menyetujui persyaratan layanan dan kebijakan privasi google” Anda bisa membaca apa saja kebijakan yang dimaksud dengan mengklik tulisan biru yang ada, tapi bisa juga tidak. Namun, agar paham semua aturan penggunaan soal ini maka sebaiknya dilihat dulu. Caranya klik sambil menekan tombol Ctrl di keyboard agar terlihat di halaman lain.
12. Tekan tombol biru bertuliskan “Langkah berikutnya” untuk mengakhiri proses awal pendaftaran email baru ini.

3.  Selanjutnya kamu akan masuk ke halaman yang bertuliskan “Buat profil Google+ Publik” dan pada bagian ini ada beberapa pilihan:

• Tambahkan foto: Link yang ada di bawah foto ilustrasi bulat dan nama tersebut bisa kamu klik untuk mengupload foto dari komputermu, tapi ini bisa tidak dilakukan sekarang dan boleh dilakukan kapan saja setelah akun emailmu jadi.
• Tidak, terima kasih: ini diklik langsung kalau belum mau buat akun google plus (jejaring sosial baru) dan agar mempercepat proses pembuatan email.
• Buat profil anda: Kalau tertarik punya akun Google+ silahkan diklik nantinya akan ada pengaturan lainnya, tapi bila tidak mau maka cukup klik pada tulisan “tidak’ di sampingnya.

4.  Nah, kemudian akan muncul halaman baru lagi setelah melakukan langkah ke tiga di atas yang menyatakan bahwa email gmail yang kamu buat telah jadi dan siap digunakan untuk menerima dan mengirim pesan. Tandanya akan terlihat tulisan “Selamat datang, …..’

Note:
Pastikan catat kembali alamat email yang ada dan juga passwordnya. Nantinya itu akan jadi data setiap kali ingin login dan melihat pesan yang masuk

5.  Gambar di atas menunjukkan kalau akun email barumu telah jadi, dan untuk melihat tampilan halamannya, termasuk di dalamnya tombol untuk mengirim pesan, melihat email yang masuk dan sebagainya, nah tinggal klik tombol biru bertuliskan “Memulai” seperti pada gambar di atas.

Membuka Akun

6. Pada tahap ini, kamu tidak langsung masuk ke halaman utama akunmu, biasanya yang tampil adalah halaman pencarian google. nah, silahkan kamu lihat di bagian sebelah kanan atas dan klik icon segi empat yang terlihat seperti terbagi-bagi dalam kotak kecil seperti pada gambar di bawah:

6.  Berikut ini adalah contoh jika kita telah login dan masuk ke halaman utama pengelolaan email kita. Pastikan paham cara penggunaannya dengan memperhatikan tanda yang ada di dalam gambar ini:

Penjelasan:

• 1. Tulis: Tombol merah pada keterangan angka 1 di gambar di atas adalah untuk mulai mengirim email. Silahkan diklik untuk masuk ke halaman penulisan surat elektronik yang terdiri dari beberapa kolom di dalamnya.
• 2. Kotak Masuk: Bagian no. 2 ini untuk melihat pesan yang masuk (inbox), biasanya kalau ada yang baru akan tertulis angka di sampingnya. Ini bisa kita klik setelah membaca email untuk kembali ke tampilan depannya.
• 3. Nama Pengirim: Jika ada yang mengirimi kamu pesan maka namanya akan tampil di keterangan no 3 tersebut.
• 4. Adalah judul dari pesannya, dan inilah yang diklik untuk membuka apa isi dari pesan tersebut.
• 5. Selengkapnya: adalah untuk melihat semua menu yang ada, termasuk untuk mengetahui spam yang masuk, label yang telah dibuat dan lain sebagainya.

B. JENIS JENIS EMAIL

Jenis-jenis e-mail

Jenis-jenis e-mail, Tentunya kita sudah tidak asing lagi dengan apa yang namanya e-mail. E-mail sudah kita gunakan dalam berbagai aktivitas, misalnya untuk tugas sekolah, urusan perkantoran, dan lain-lain. Dilihat dari layanan yang diberikan, terdapat tiga jenis e-mail yang digunakan saat ini, antara lain POP Mil, e-mail berbasis web, dan e-mail forwarding. Masing-masing jenis e-mail tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan.

1. POP mail (e-mail berbasis POP)

E-mail nernasis POP (Post Office Protocol) adalah e-mail yang menggunakan server POP, yaitu komputer yang dapat mengirim e-mail dari pengguna ke alamat e-mail yang dituju dan sebaliknya. Pada server POP, semua e-mail yang dikirim ke pengguna dan telah memiliki akun di server akan disimpan dalam sebuah direktori. Kemudian saat pengguna menghubungi server, semua e-mail yang ditujukan kepadanya akan dikirim ke komputer client. Senaliknya saat pengguna ingin mengirimkan e-mail ke suatu alamat e-mail, maka e-mail tersebut akan dikirim ke server POP dan selanjutnya akan diteruskan ke alamat yang dituju.

Kelebihan e-mail berbasis POP adalah dapat dibaca pada kondisi offline (tidak terhubung ke internet). Mengecek e-mail dapat dilakukan dengan cara menghubungkan komputer ke internet, kemudian mendownload e-mail dari server alamat e-mail dan memutuskan hubungan dengan internet. Setelah membaca dan membuat balasan, kita dapat menghubungkan kembali komputer ke internet dan mengirimkan balasan e-mail yang sudah dibuat. Dengan cara seperti ini, kita tidak perlu berlama-lama terhubung ke internet, sehingga biaya akses internet menjadi lebih murah.

Kekurangan dari POP mail, yaitu kita tidak bisa membuka e-mail dari sembarang tempat. Jika ingin melakukan di komputer lain, terlebih dahulu kita harus melakukan pengaturan ulang. Selain itu, jika menggunakan akses internet yang perhitungan biayanya berdasarka file yang didownload, bukan berdasarkan lama koneksi, maka biaya yang dikeluarkan akan sama saja. Untuk mendownload e-mail dari seever alamat e-mail dan mengirimkan balasannya, kita harus mempunyai program client mail, seperti MS Outlook, Eudora, MS Outlook Express, Pegasus, atau Netscape Communicator.

2. Web based mail (e-mail berbasis web)

Web based mail adalah layanan e-mail yang ditawarkan oleh website-website penyedia jasa layanan e-mail, seperti Yahoo (mail.yahoo.com), Google (Gmail.google.com), Hotmail (www.hotmail.com), dan lain-lain. Kelebihan web based mail adalah biasanya diberikan secara gratis oleh website yang bersangkutan. Selain itu, kita juga dapat mengecek e-mail dari mana saja. Kekurangan dari jenis e-mail jenis ini adalah pembacaan e-mail hanya dapat dilakukan pada kondisi online, sehingga membutuhkan biaya koneksi ke internet yang lebih besar. Meskipun demikian, beberapa website penyedia jasa layanan e-mail disertai dengan fasilitas POP3.

3. E-mail forwarding

E-mail forwarding adalah layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang diterimanya ke alamat e-mail yang lain. E-mail jenis ini bermanfaat untuk orang-orang yang suka berganti-ganti alamta e-mail. Kelebihan e-mail forwarding adalah kita bisa menyembunyikan alamat e-mail yang sesungguhnya. Selain itu, bila kita mengganti alamat e-mail, kita tidak perlu memberi tahu alamat e-mail yang baru. Cukup memberikan alamat e-mail forwardingnya. Kekurangan e-mail jenis ini adalah karena hanya bersifat perantara dan harus meneruskan e-mail yang diterima ke alamat yang lain. E-mail tersebut membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke alamat e-mail yang sesungguhnya.

C.Cara : mengecek , mengirim, membalas, 

situs dengan extention .com]
2.Masukkan account gmail anda (boleh hanya nama atau lengkapnama.anda@gmail.com) masukkan password nya
Tips : jika computer yang anda pakai adalah milik pribadi maka anda bisa member tanda cek list untuk menyimpan password anda secara otomatis,setiap kali kamu mebuka gmail, tidak perlu mengetikkan password.Tapi jika anda membuka email di tempat umum/warnet,jangan sekali-kali mencek tanda ini, karena orang lain bisa membuka email anda, karena browser menyimpan password anda.
3.Tekan tombol sign in.
Cara mengirim mail/surat
Setelah kamu masuk ke account gmail, kamu bisa mengirim mail surat ke teman/rekan kamu, caranya
1.Pada halaman email klik Compose mail di sebelah kiri atas, Masukkan alamat email tujuan kamu, jika lebih dari satu maka dapat dipisahkan dengan tanda , (koma). Contoh : kawan1@gmail.com , teman2@yahoo.co.id, boss@hotmail.com .
Tips : kamu bisa sekaligus mengirimkan cc (copy carbon) ke alamat email yang lain atau bcc (black copy carbon) [ bcc : penerima email utama tidak mengetahui bahwa anda mengirim email ke alamat yang di bcc]
2.Tulis subject judul mail anda, kemudian tulis pesan yang akan kamu sampaikan.
3.Jika kamu akan melampirkan file lainnya (seperti file gambar,docukumen lain) klik attach a file, dibawah kotak judul atas.
4.Setelah pesan dan lampiran selesai tekan tombol send. ( Tips : jika kamu belum selesai menulis, kamu bisa menyimpan dahulu sebelum terkirim : tekan save,maka mail kamu tersimpan di draft, dan bisa kamu edit kembali di lain waktu. jika kamu tidak jadi / salah menulis mail bisa kamu hapus , tekan discard)
5.Tunggu berapa saat, jika keluar pemberitahuan mail anda telah terkirim, berarti anda telah berhasil mengirimkan email. Bisa anda cek di bagian send
Cara membalas dan meneruskan mail yang anda terima
1.Lihat mail yang anda terima di inbox, klik mail tsb untuk membukanya,setelah anda baca, jika anda akan membalas maka ketik balas
2.Jika anda hanya ingin meneruskan mail tersebut ke teman anda ketik forward dan masukkan alamat email tujuan. Tips : jika email yang kamu terima ada lampiran (attachment) dan kamu ingin memforward email tanpa lampiran, kamu bisa menghilangkan tanda (V) checklist pada file attachment.
TIPS PENGELOLAAN MAIL.
1.Anda bisa member tanda star (bintang) pada mail-mail penting agar anda mudah untuk mencarinya di lain waktu.
2.Anda mungkin akan menerima mail spam, yaitu mail yang isinya terkadang tidak penting. Anda bisa menghapus mail spam ini dengan cara ketik hapus semua spam, bersih-bersih, hapus mail yang anda anggap tidak perlu agar kuota email anda tidak habis ( Tapi salah satu nilai tambah gmail adalah quotanya terus bertambah, saat ini 7 GB bisa dilihat waktu pertama kali anda mau log-in, jadi tidak perlu takut habis kuota)
3.Kamu dapat membuat label untuk mengelompokkan email yang masuk sesuai dengan kriteria, caranya buat label baru klik label ? create new, ketik nama label,contoh pekerjaanku. bisa beberapa label. Cara mengelompokkan email ke label ; tandai / check list pada email kemudian klik move to pilih label yang sudah kamu buat tapi. Guna label, selain memeprmudah kamu untuk membuka kembali email yang sejenis, bayangkan jika kamu sudah punya ribuan email, dan kamu ingin mencari beberapa mail tentang kerja, tentu lebih mudah jika kamu buka label pekerjaanku.

sumber :
http://ngenet.web.id/cara-dan-tips-mengelola-gmail.html

D. Istilah – istilah di email

ISTILAH DALAM E-MAIL

Berikut istilah istilah yang ada di dalam e-mail:

1. Address: alamat e-mail, tanda @ mutlak harus ada dalam e-mail

2. Inbox: kotak masuk e-mail yang dikirim kepada anda

3. Draft: tempat untuk memuat e-mail yang belum dikirim

4. Outbox: e-mail keluar, folder tempat penampungan sementara/sesaat email pada saat akan di kirim. Jika email telah terkirim maka folder ini akan kosong kembali.

5. Spam: email yang tak diinginkan oleh si penerima yang dikirim oleh orang yang tidak dikenal (biasanya berbau komersil, kadang juga politis).

6. Sampah: folder untuk menyimpan pesan yang telah dihapus untuk sementara, dan pesan tersebut dapat terhapus kapan saja.

7. CC : copy carbon, dapat melakukan pengiriman email yang sama ke banyak alamat. Fasilitas ini tidak menyembunyikan alamat email penerima lainnya sehingga semua penerima email dapat melihat semua penerima email yang lainnya.

8. BCC : blind copy carbon, dapat melakukan pengiriman email yang sama ke banyak alamat, dimana penerima tidak akan dapat melihat alamat penerima lainnya.

9. Attachment : lampiran, istilah untuk dapat melampirkan beberapa file bersama email yang di kirim. Selain pesan dalam email tersebut, juga dapat melampirkan beberapa file yang terbatas pada ukuran tertentu, sesuai dengan ketentuan dari penyedia jasa email tersebut.

10. Bounce (pentalan, mental): pesan yang dikembalikan kepada pengirim, baik karena alamat email penerima tidak benar atau karena sedang ada masalah konfigurasi di sisi penerima.

11. Bot: software tertentu yang bertindak mewakili orang.

12. Mailbot: software tertentu yang membalas email secara otomatis. 

13. Listbot: software tertentu yang mengendalikan distribution list atau mailing list. 

14. Listserver: sama dengan listbot. 

15. Subscribe: mendaftarkan email kita sebagai peserta mailing list atau newsgroup. 

16. Unsubscribe: memutuskan hubungan dengan sebuah mailing list atau newsgroup. 

17. Post: mengirim email ke mailing list atau newsgroup. 

18. Flame: pesan kasar atau tidak sopan. 

19. Bomb-mail yaitu pengiriman email dalam jumlah yang amat sangat besar/banyak secara sekaligus (biasanya menggunakan program khusus). Dalam dunia internet, perbuatan ini merupakan suatu kejahatan. 

20. Compose sama fungsinya dengan New Mail atau Send yaitu untuk mengirim sebuah mail baru. 

21. Mailbox : istilah untuk sebuah account email dengan kapasitas penampungan tertentu yang di baut pada sebuah mail server.

22. Mail Server : server yang melayani dan mengatur proses pengiriman dan penerimaan email.23. Outlook : program mail client yang banyak digunakan saat ini. Ada 2 jenis Outlook yaitu Outlook Express (program standar bawaan Windows yang biasanya sudah ada ketika Anda menginstall Windows) dan Microsoft Outlook (program bawaan dari Microsoft Office).

24. Forward: melakukan penerusan sebuah email ke penerima lain.

25. Delivery Receipt: info yang diterima pengirim bahwa penerima email telah mendowload email yang dikirim dan telah disimpan di mail clientnya

26. Filters: Penyaring email yang masuk.

27. Header: Kepala email, berisi informasi penting mengenai server apa, jam berapa, darimana email itu, dll.

28. HTML Email: Email yang berisikan gambar dan teks

29. IMAP: Metode pengaturan email yang anda terima

30. Mail Transper Agent (MTA): Sistem yang bertugas meneruskan dan menghantarkan pesan email31. Plain-text mail: Email yang hanya teks saja

32. POP3: Protokol yang digunakan untuk proses penerimaan email

33. Preview Pane: Halaman yang digunakan untuk membaca email tanpa harus membuka satu halaman baru

34. SMTP: Sebagai protocol yang mengatur pengiriman pesan email

35. Vacation messege: Untuk menginformasikan kepada pengirim email bahwa anda sedang tidak bisa membaca email

sumber : http://murahjuliana.blogspot.com/2012/03/istilah-dalam-e-mail.html

E. Etika Penulisan Email 

etika penulisan email

Netiket atau nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e‑mail. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka berkomunikasi dengan e‑mail butuh tatacara tersendiri.

1) Perlakukan E‑mail secara pribadi

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimkannya ke forum umum, seperti kelompok, grup, atau mailing‑list. E‑mail pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

2) Jangan gunakan huruf kapital

 Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan e­mail yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan e‑mail atau chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak.

3) Jangan gunakan CC

Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misaInya di mailing­ list), jangan cantumkan nama‑nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima e‑mail Anda akan bisa melihat alamat‑alamat e‑mail orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat e‑mailnya dibeberkan di depan umum. Gunakan BCC ( blind carbon copy ). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat e‑mailnya sendiri.

4) Jangan membicarakan orang lain

 Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-­kejelekannya. Berhati‑hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E‑mail memiliki fasilitas bernama forward yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.

5) Jangan terlalu banyak mengutip

 Berhati‑hatilah dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas reply dari sebagian besar program maller biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e‑mail, usahakan menghapus bagian‑bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian- bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima, tetapi juga pada pihak pengirim. Selain itu, jika kutipan itu Anda kirimkan untuk orang lain (misalnya isi email dari A Anda kirimkan untuk B) maka sebaiknya Anda menyertakan sumber, terutama jika e-mail tersebut berisi gagasan­gagasan penting. Mengutip gagasan tanpa menyertakan sumber akan membuat Anda dicap sebagai plagiat.

6) Jawablah secara masuk akal.

Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban, atau menjawab pesan e-mail yang panjang lebar dalam satu kata : “Good”

7) Jangan gunakan format HTML

Jika anda mengirim sebuah pesan penting kerekan anda, jangan gunakan format HTML tanpa anda yakin bahwa program e-mail rekan anda bisa memmahami kode HTML. Jika tidak, pesan anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.

Sumber: http://belajarramerame.blogspot.com/2008/08/etika-penulisan-email_8040.html

Menulis sebuah surat elektronik atau email adalah salah satu cara berkomunikasi dengan orang lain. Sama halnya dengan cara komunikasi konvensional yaitu berbicara langsung, menulis email juga membutuhkan etika, tata cara dan sopan santun. Lalu apa saja yang boleh dan tidak boleh dilakukan saat menulis email? Berikut ini ada beberapa catatannya, yaitu:

1. Gunakan salam pembuka

Contoh : Selamat Pagi/Dear/Yth.Bapak/Ibu

2. Pergunakan kalimat dengan jelas & singkat, jangan bertele-tele

Contoh : Mohon di baca kembali Kontrak Lead Time Pengiriman dari Bogor s.d Soroako

3. Jangan menggunakan huruf BESAR di seluruh kalimat

Penggunaan huruf besar di seluruh kalimat menimbulkan persepsi, bahwa Anda sedang marah-marah

4. Jangan menggunakan tanda baca yang berlebihan

Contoh : Mohon bantu action segera!!!! jika ada permintaan request delivery urgent dari kami ya pak,,, ? Penggunaan tanda baca berlebihan, menimbulkan persepsi yang negatif

5. Jangan menggunakan kalimat yang kurang lazim

Contoh : Jika pengiriman ini gatot, bisa jadi selanjutnya kt pake expedisi eksternal ajah lho yo pak? Penggunaan kalimat / kata-kata yang kurang lazim, menunjukkan Anda kurang professional

6. Penggunaan warna huruf

Warna huruf sebaiknya berwarna gelap seperti : hitam dan biru tua

7. Pemilihan jenis huruf

Jenis huruf yang lazim digunakan di dunia professional, seperti : arial, arial narrow, trebuchet, callibri, dll

8. Dahulukan nama customer sebelum kolega internal pada kolom To atau Cc

9. Jika meminta bantuan, pergunakan kata-kata Mohon bantuannya

10. Bacalah benar-benar e-mail yang Anda terima

Bacalah benar-benar e-mail yang Anda terima, karena seringkali menimbulkan beragam persepsi

11. Ucapkan Terima kasih di akhir kalimat

Sumber: http://teknologi.kompasiana.com/internet/2012/09/15/etika-menulis-email-487065.html

TIPS BERKIRIM EMAIL

1. Hindari Spam, Bombing

Spamming adalah pengiriman email secara berulang-ulang dengan topik berbeda atau sama. Sedang

email bomb adalah pengiriman email dengan subject sama secara bertubi-tubi dengan maksud mailbox penerima cepat penuh.

Termasuk spamming adalah mengirim email terlalu sering, kecuali diminta.

2. Jangan mem-forward E-mail tanpa di edit

Seringkali kita punya berita bagus yang perlu kita teruskan/forward ke orang lain. Kalau setting si penerima masih manual, pesan yang diforward itu setiap line akan dihiasi oleh tag seperti ini: > .Usahakan tag-tag ini dibuang dulu biar email kelihatan rapi. Kalau anda orang pertama yg memforward, baru satu tag saja setiap barisnya. Tapi kalau anda yang ke 2, 3, 4 dst, maka tagnya terus bertambah. Email jadi tidaK menyenangkan. Dalam memforward ini, rule #1 juga harus digunakan yaitu, jangan terlalu sering.

3. Ganti judul email bila perlu

Biasanya ini musti dilakukan dalam sebuah forum atau mailing list. Saking asyiknya balas-balasan, topiknya jadi bergeser. Kalau subject pembicaraan sudah bergeser, gantilah subjeknya. Tentu ini ada alasanya, selain tidak membingungkan peserta lain, pencarian/pelacakan file-file topik diskusi yang sudah lewat jadi mudah.

4. Body replay jangan dikirim semua

Lama-lama email yang kita reply akan tertambah sizenya. Hal ini terjadi karena tiap kali kita membalas email, seluruh email yang akan kita balas kita kirimkan lagi. Untuk menghindarinya, hapuslah sebagian body email yang akan kita reply. Sisakan kalimat-kalimat yang perlu kita jawab saja.

5. Jangan tanggapi email TBC

Anda mungkin pernah menerima email yang menyuruh anda untuk meneruskannya ke sejumlah orang, upaya bernasib baik. Kalau tidak diteruskan ke sekian orang, maka anda akan ketimpa sial. Email semacam ini jangan ditanggapi. Ini namanya email TBC (takhayul, bid’ah dan khurafat). Teruskan saja ke tong sampah.

6. Jaga account orang lain

Kalau anda mereply atau berkirim email, jangan sertakan email-email yang tidak anda kenal atau anda kenal dalam heading “To” nya. Kalau itu anda lakukan, sama saja anda memaksakan anak gadis anda berkenalan dengan lelaki yang bukan muhrimnya. Akibatnya accaount email-email orang yang muncul di email orang lain, bisa tersebar luas, dibajak, dan dispam. Kalau terpaksa mengirim email ke puluhan atau ratusan orang, gunakan header BCC (blind carbon copy), supaya alamat-alamat email yg banyak itu tidak muncul di halaman muka penerima email anda.

7. Hindari full caps lock / huruf besar semua

Supaya menarik perhatian pembaca, kadang kita menggunakan huruf besar alias capital word, yang di keyboard disebut caps lock. Menggunakan huruf besar secara full, akan mendapat image, bahwa anda sedang marah dan tidak tahu etika. Tampilan email pun jadi tidak menarik kalau penulisannya menggunakan huruf besar semua. Gunakan caps bila mana PERLU saja. Kalau tidak PERLU tidak perlu DIGUNAKAN.

8. Hindari kalimat singkat dalam

Misalkan teman anda panjang lebar menulis email, bercerita tentang keindahan alam Mesopotamia. Lalu anda membalasnya dengan kalimat singkat, “oh ya?”atau “enak ya”, “benarkah” dan semacamnya. Kalau belum punya konsep, mendingan tidak usah mereply emailnya. Sebab kalimat ungkapan begitu cuma bikin gregetan dan hanya pantas diketik di chating saja.

9. Cek ulang sebelum di send

Setelah email rapi ditulis, luangkan waktu untuk mengecek ulang ejaan, susunan kalimat dan kalau perlu tata bahasanya. Sebab sekali tombol “send kita klik, tidak bisa dicancel atau dibatalkan. Semuanya langsung terkirim ke recipient dalam hitungan detik.

10. Bersabarlah menerima balasan

Kalau sudah dikirim, sabarlah menanti balasannya. Sebab tidak semua orang punya akses yang mudah untuk berinternet ria. Tidak semua orang punya waktu luang membaca email-email anda.

Sumber: http://farisbf.blogdetik.com/2011/12/19/etika-menulis-email/comment-page-1/